Quelles applications de freelance pour gérer son business ?

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Quelles applications de freelance pour gérer son business ?

Vous venez de vous lancer en tant qu’indépendant ou vous l’êtes déjà et vous avez des difficultés à contrôler votre quotidien, cet article va vous aider à y voir plus clair. Je vais vous présenter tous les outils que j’utilise, certains sont gratuits, d’autres payants, mais chacun à son utilité. Lorsque l’on veut gérer plusieurs choses à la fois, il faut impérativement s’organiser, et pour cela rien de tel que les bons outils. Voici un récapitulatif des applications freelance utiles pour optimiser son organisation et surtout gagner du temps ! Vous avez décidé d’être plus performant cette année, alors essayez d’en utiliser quelques unes pendant trois mois pour voir des résultats.

La meilleure application freelance pour piloter mon entreprise : TRELLO

Cette application a changé ma vie de freelance lorsque j’ai commencé à l’utiliser. Comme souvent, il faut quelques temps d’adaptation avant de maitriser un nouvel outil. Mais je vous assure au bout d’un mois, vous ne pourrez plus vous en passer.

A quoi me sert-elle ? Je l’ai adopté pour plusieurs thématiques : la construction de mon plan de communication, la gestion des interviews de mon podcast, la prospection, la création de contenu, et le plus important mes objectifs annuels.

J’étais très papier auparavant, mais je ne m”y tenais pas, alors que là avec Trello, je me connecte une fois par semaine pour savoir où j’en suis. Certes, la phase amont peut prendre du temps, mais vous en gagnerez par la suite ! L’application permet de créer des tableaux avec des tâches, mais aussi d’ajouter des liens, des images, tout ce qui vous aidera à y voir plus clair en un seul coup d’oeil. Elle fait partie des applications freelance la plus utile.

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A titre d’exemple, dans mon tableau des objectifs de l’année, j’y mets trimestre par trimestre toutes les actions que je dois réaliser pour atteindre mes objectifs. Donc sur trois mois, je liste les différentes missions à effectuer, ce qui me permet de ne pas perdre de vue le but à atteindre. Vous vous concentrerez sur les choses essentielles, et non pas sur ce que vous aimez juste faire, et vous atteindrez l’ambition que vous avez définie.

Si vous n’avez pas trop d’idées pour organiser vos tableaux, il existe des template déjà prêts, que vous aurez juste à personnaliser. Trello est une application pour freelance gratuite, également disponible sur votre ordinateur.

Ne pas sous-estimer sa gestion client et comptable avec Fotostudio

Si vous ne me connaissez pas encore, je suis photographe culinaire près de Lille, j’ai donc choisi un outil totalement dédié à mon activité pour ma comptabilité. Et au final pas que, parce que Fotostudio c’est bien plus qu’une application comptable, elle en fait bien plus que ce pourquoi je l’avais prise. Si je vous dis CRM ? c’est du chinois pour vous ? pas de panique, un CRM signifie Custumor Relationship Management ou encore gestion de la relation client. Fini les tableaux excel avec votre listing clients et toutes leurs données.

Qu’est-ce-que je fais concrètement avec Fotostudio ? J’établis mes devis, mes factures, mais j’ai aussi une vision de ma comptabilité en quelques clics sur une période définie. Grâce à l’outil on peut paramétrer son agenda, et dès la validation d’un devis client le shooting se met automatiquement dans l’agenda. Magique !

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credit photo : fotostudio

L’autre paramètre non négligeable de cette application freelance c’est de pouvoir se créer un workflow (une série d’actions en fonction du shooting) de la prise de contact à la livraison de vos photographies. Comme pour Trello au début ça prend un peu de temps de tout configurer mais c’est un gain de temps pour la suite. Cet outil est ultra pratique car il fait office de plusieurs applications freelance à la fois, comptabilité, gestion clientèle, agenda. C’est un gain de temps pour votre business.

Si vous souhaitez tester cette application freelance conçue pour les photographes voici mon code promo : FS2754 qui vous donne droit à un mois d’essai gratuit.

Mes applications freelance indispensables pour photographe : Adobe Lightroom et Photoshop

Ce sont les deux outils dont je ne peux pas me passer, et c’est évident lorsque l’on est photographe, la retouche est primordiale dans notre métier. Aujourd’hui, lightroom et photoshop sont disponibles sur votre téléphone, tablette et ordinateur. Elles sont partout avec vous ! C’est vraiment top quand vous êtes en déplacement.

Lightroom est mon outil de retouche préféré, c’est le premier que j’utilise à l’importation de mes photographies, il permet de réajuster ma balance des blancs, le recadrage, la luminosité. Des correctifs de détails qui feront de votre photographie un visuel plus attrayant.

credit photo : adobe lightroom

Ensuite, je passe mes clichés culinaires sur Photoshop, pour les modifications plus importantes, à titre d’exemple enlever quelques miettes, rajouter un peu de sauce dans un coin de l’assiette, effacer la marque d’un verre etc. Avec leur version mobile, ce sont les applications freelance préférées du photographe !

Photoshop me sert également à créer mes communications pour les réseaux sociaux, mes albums de démonstration/portfolio, cartes de visite etc. C’est un logiciel ultra puissant, qui nécessite un peu d’apprentissage pour une bonne prise en main. J’ai suivi la formation de Julien Pons sur la plateforme Empara, c’est une découverte progressive des fonctionnalités avec des cas pratiques.

Pour les intéressés, j’ai un code de parrainage de 20% à vous partager.

Canva un outil de conception graphique facile d’utilisation

Je ne déroge pas à la règle, j’utilise également Canva, un logiciel en ligne qui vous permet de créer des design pour vos communications : réseaux sociaux, print, newsletter, etc. Il est très complet, ultra simplifié, avec quelques fonctionnalités gratuites.

Son seul inconvénient vous allez vite le comprendre, comme il est gratuit, vous retrouvez les mêmes créations chez beaucoup. Mon conseil, c’est de modifier certains éléments, au moins d’adapter les template à votre charte graphique. Proposer des variations de ces exemples en vous les appropriant pour votre entreprise. C’est une application freelance très pratique, je m’en sers quasiment tous les jours.

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Pour gagner du temps dans votre quotidien, c’est de créer des template avec vos couleurs, pour chaque support que vous utilisez pour votre communication. Vous verrez c’est magique, vous ajoutez votre texte, vos photographies, ou vos illustrations et hop c’est publier ! Mais pour cela vous devez préparer 😉

Plateformes de sauvegarde et de partage, des outils pour les indépendants

Pour cette section, autant vous dire que je ne suis pas encore fixée ! J’en utilise encore beaucoup parce que je n’ai pas trouvé celui qui me convient le mieux. Alors je ne suis pas prête à investir pour le moment. Avec mes clients nous partageons des fichiers et des photographies sur google drive ou dropbox. Et lorsque j’ai beaucoup de fichiers à délivrer je me sers de we transfer, qui est gratuit et permet de partager jusqu’à 2 GO de données.

Après là il n’y a rien d’extraordinaire comme utilisation, mais c’est pratique dans la gestion de votre entreprise, pour avoir plus de réactivité et de souplesse avec vos clients. Les puristes de la sécurité web diront que ce n’est pas prudent de partager des données avec des plateformes gratuites. Sauf qu’aujourd’hui je n’échange pas des données ultra confidentielles, on est sur du partage de recettes ou de photographies, il n’y a ni données bancaires, secrets industriels, donc pour mon usage ce n’est pas bloquant.

Pourquoi j’utilise WhatsApp avec mes clients ?

J’ai trouvé un autre moyen que le mail pour communiquer avec mes clients pendant les shooting. C’est une option que je propose dans mes prestations. Certaines entreprises pour lesquelles je crée leurs visuels culinaires, nous échangeons soit en amont ou en direct pendant la prise de vue. Effectivement, pour faciliter les échanges cette application est très réactive, bien plus que par mail. Mes clients sont satisfaits de ce fonctionnement très dynamique.

Pro Apple j’ai un abonnement Apple icloud

Cela fait maintenant depuis 2013 que je suis sur Apple via mon iMac, Macbook, iPhone. C’est pour moi très pratique d’avoir toutes mes données constamment sur chacun de ces supports. J’ai été totalement séduite et je ne peux plus m’en passer, même si aujourd’hui d’autres proposent aussi ces services. J’ai donc un abonnement Apple icloud pour stocker mes données en ligne. Entre l’ensemble de mes supports toutes les informations se croisent.

A titre d’exemple, quand j’utilise l’application freelance Notes, je peux récupérer les renseignements sur mon téléphone ou mon ordinateur portable. C’est canon ! J’évite de mettre des post-it partout comme je le faisais dans mon précédent job. Cela faisait bien rire mes collègues, il y en avait sur mon écran, mon sous-main, mon cahier ! Alors que maintenant, je les ai à chaque instant et à un seul endroit, en ligne.

Il existe plusieurs formules d’abonnement iCloud de 5GO à 2TO de stockage.

Toujours à l’affût des événements avec Eventbrite

Quand on est freelance on ne doit pas rester seul ! Je prends beaucoup de temps à réseauter, d’une part parce que j’aime rencontrer des gens et d’autre part parce que c’est aussi un élément efficace pour développer son business. Et donc pour toujours connaitre les soirées, les petits déjeuner ou les conférences près de chez moi j’ai adopté l’application eventbrite. Grâce à elle je m’inscris aux événements locaux facilement avec cette application freelance.

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credit photo : freepik

Je fais aussi partie d’une association lilloise (Place de la Communication) qui promeut la communication sur le territoire via des ateliers, des workshop, des conférences, des apéros. Si vous êtes à l’aise en face à face ne négligez pas ces rencontres, elles sont très bénéfiques pour vous faire connaitre et côtoyer de nouveaux prospects.

Je vous ai présenté toutes les applications freelance dont je me sers réellement au quotidien. Voilà j’ai fini de vous révéler mes secrets de freelance ! J’espère que vous allez en tester certains d’entre eux, et surtout de prendre le temps de les apprivoiser. Pour voir un réel retour sur investissement, il faut pratiquer pendant quelques mois. Certains demandent plus d’apprentissage que d’autres, mais ils me sont tous utiles dans mon quotidien. Je suis une pro outils, car je suis très organisée, j’aime gagner du temps en processant certaines tâches. Pour continuer à me suivre rendez-vous sur mon instagram, je donne régulièrement quelques conseils pour les indépendants.

N’hésitez pas vous aussi à partager vos applications freelance favorites en commentaire, je suis toujours à la recherche des nouveautés ! En s’entraidant nous avancerons tous ENSEMBLE 😉

Ines Millet
inesmillet.communication@gmail.com
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